bAV-Arbeitgeberzuschuss berechnen – automatisch und völlig mühelos

Etwa ein Fünftel aller bAV-Arbeitgeber-Zuschüsse falsch berechnet.1 Kein Wunder, denn Stolpersteine gibt es bei der Kalkulation und Buchung der Beiträge und Zuschüsse genug. Doch das muss nicht sein: Automatisieren Sie die bAV-Berechnungen und profitieren Sie von enormen Entlastungen in der HR und erhöhter Rechtssicherheit.

Frau steht in einem hellen Raum mit einem Tablet in der Hand

1. Formel, um den bAV-Zuschuss des Arbeitgebers zu berechnen

Den Arbeitgeberzuschuss zur bAV durch Entgeltumwandlung berechnen Sie mit dieser Formel:

Für die leichte Verständlichkeit gehen wir in den folgenden Beispiel-Berechnungen immer von einem Arbeitgeberzuschuss von 15 % aus. Das ist der gesetzlich vorgeschriebene Pflichtzuschuss zur bAV für die meisten Unternehmen.


Schritt 1: Korrekte Bestimmung des Arbeitnehmerbeitrags zur bAV

Für die Berechnung des Arbeitgeberzuschuss‘ zu einer Entgeltumwandlung muss zuerst die Höhe des Arbeitnehmeranteils feststehen. Erst im Nachgang wird zu diesem Betrag der Arbeitgeberzuschuss addiert.


Schritt 2: Ableitung des Arbeitgeberanteils zur Entgeltumwandlung

Der Arbeitgeberzuschuss beträgt in unserem Beispiel 15 % des in Schritt 1 festgelegten Entgeltumwandlungsbetrags.

Beispiel: Möchte der Arbeitnehmer 100 Euro Entgeltumwandlung vornehmen, bekommt er als Arbeitgeberzuschuss 15 % von 100  Euro, also 15  Euro dazu. Es ergibt sich eine Gesamtsumme von 115 Euro.

Häufiger Fehler: Statt einem Zuschuss wird eine Verrechnung vorgenommen. Bei dieser falschen und rechtlich unzulässigen Vorgehensweise würde der Arbeitnehmer 86,96 Euro einzahlen und vom Arbeitgeber 13,04 Euro bekommen. Als Unternehmen verstoßen Sie damit gegen §1 BetrAVG – das kann zu teuren Haftungsfällen führen. Daher lohnt es einen Blick in die Verwaltung alter Verträge zu werfen, die noch vor 2019 eingerichtet wurden.

Mit EasyPension® sind Sie rechtlich auf der sicheren Seite: Die bAV-Software berechnet den Arbeitgeberzuschuss immer korrekt und vollautomatisch für Sie.

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Tipp: Hinter EasyPension® steht ein Team aus bAV- und Verwaltungsexperten. Gerne prüfen wir bei der Implementierung der Software die betriebliche Versorgung in Ihrem Unternehmen auf mögliche Haftungsrisiken.


Schritt 3: Prüfung, ob die BBG-Grenze von 4 % überschritten wird

Die Beitragsbemessungsgrenze (BBG) ändert sich jedes Jahr und hat Auswirkungen auf die Beitrags- und Zuschussberechnungen rund um die betriebliche Altersvorsorge. Der Beitrag zur bAV darf 4 % der BBG nicht überschreiten.

BBG-Werte 2024

Für das Jahr 2024 liegt die BBG bei 90.600 Euro jährlich. Die für die bAV wichtigen 4 % derBBG sind daher aktuell 3.624 Euro jährlich bzw. 302 Euro monatlich. Im Vorjahr waren es noch 292 Euro pro Monat.

Schritt 4: ggf. Begrenzung des Zuschusses auf 4 % der BBG

Sollte der volle betriebliche Zuschuss zur Altersvorsorge dazu führen, dass die Grenze in Höhe von 4 % der BBG (302 Euro/Monat) überschritten wird, muss der Betrag entsprechend reduziert werden.

Diese Überprüfung und ggf. Anpassung ist zeitaufwändig, mühsam und fehleranfällig – und das schon, wenn man nur von einem Vertrag pro Person ausgeht. Im Arbeitsalltag sind Sie häufig mit der Situation konfrontiert, dass Mitarbeitende mehrere bAV-Verträge haben. Dann stellt sich außerdem noch die Frage nach der Aufteilung der Beiträge und Zuschüsse auf die verschiedenen Policen.

EasyPension® kann Ihnen all das abnehmen: Automatische Zuschussberechnung und Beitragsaufteilung für alle bAV-Verträge in Ihrem Unternehmen.

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2. Überblick: Häufige Fehler bei der Berechnung des AG-Zuschuss‘ zur bAV

Erfahrungsgemäß sind etwa 20 %1 aller Arbeitgeberzuschüsse zur bAV falsch berechnet. Kein Wunder, denn die Verwaltung der bAV ist komplex und voller Fallstricke. Dass im hektischen HR-Alltag Fehler passieren, ist da absolut verständlich – insbesondere, weil die meisten Personalabteilungen nie ausreichend geschult wurden, um dieses Thema wirklich souverän betreuen zu können. Hier passieren die meisten Fehler:

  • Reihenfolge in der Berechnung nicht eingehalten: Erst die Entgeltumwandlung, dann der Zuschuss!
  • Verrechnung statt Zuschuss: Passiert insbesondere bei alten bAV-Verträgen – diese erfüllen häufig §1a BetrAVG nicht.
  • Neukalkulation bei BBG-Erhöhung: Beitragsdynamik fehlt oder stimmt nicht.
  • Falsche Beitragsaufteilung bei mehreren bAV-Verträgen, ggf. mit Überschreitung der 4-Prozent-Grenze der BBG.
  • Fehler in der Dreisatzberechnung.

3. Kontierung: Buchen Sie den bAV-Arbeitgeberzuschuss richtig?

Sie haben den Arbeitgeberzuschuss zur bAV in Ihrem Unternehmen für alle Verträge korrekt berechnet und aufgeteilt? Herzlichen Glückwunsch! Nun müssen diese Zuschüsse noch korrekt gebucht werden. Dabei stellen sich unter anderem diese Fragen:

  • Durchführungsweg der bAV: Korrekt getrennt zwischen z. B. Arbeitgeberzuschuss zur Entgeltumwandlung und Pensionszusage?
  • Steuerparagrafen: § 40b oder §3.63 EstG?
  • Kontierung: SKR03 oder SKR04?
  • Steuerfrei: Bleibt der Arbeitgeberzuschuss unter der Grenze von 8 % der BBG?
  • SV-pflichtig: Überschreitet die bAV die Grenze von 4 % der BBG?
  • Beitragsfreistellung: Haben Sie Fälle wie Mutterschutz oder Krankengeldbezug berücksichtigt?

Arbeiten Sie perfekt mit der Lohnbuchhaltung zusammen – dank EasyPension®:

  • automatische Erstellung von Lohnbuchungssätzen – sogar bei Verträgen mit Beitragsdynamik
  • auf Wunsch mit programmierter Schnittstelle zur direkten Übertragung in die Lohnbuchhaltung
  • kompatibel mit allen gängigen Payroll-Programmen

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4. Risiken: Konsequenzen bei Fehlern in bAV-Berechnung und Verwaltung

Wenn Sie den Arbeitgeberzuschuss zur bAV falsch berechnen, können die Folgen gravierend sein, z.B.:

  • Zahlen Sie mehr als den zugesagten Arbeitgeberzuschuss, produzieren Sie unnötige Kosten. Zu viel gezahlte bAV-Zuschüsse können Sie maximal 3 Monate lang zurückfordern. Danach verbleibt das Geld bei den Angestellten.
  • Zahlen Sie weniger als den zugesagten Arbeitgeberzuschuss, vielleicht sogar weniger als den gesetzlich vorgeschriebenen bAV-Zuschuss von 15 %, kann daraus ein Haftungsfall wegen entgangener Rente werden. Beispiel: Müssen Sie als Unternehmen eine Rentenlücke von 50 Euro pro Monat ausgleichen, kostet Sie das ca. 19.000 Euro pro Person.
  • Zahlen Sie unterschiedliche Arbeitgeberzuschüsse, ohne das sachlich und objektiv begründen zu können, verstoßen Sie gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz.

Schützen Sie sich vor bAV-Risiken – mit EasyPension®:

  • immer korrekt berechnet, immer pünktlich, immer aktuell
  • erfüllt Ihre Dokumentationspflichten
  • erfüllt Ihre Informationspflichten ggü. Arbeitnehmenden

Sie haben noch Fragen zur bAV-Verwaltung?

Wir beraten Sie gern!

Fazit: Verwalten Sie die bAV-Zuschüsse effektiv und sicher mit einer bAV-Software

Das Problem: Den Arbeitgeberzuschuss zur bAV zu berechnen kostet die HR enorm viel Zeit und geht mit einem hohen Fehlerrisiko einher. Das ist sowohl demotivierend für das HR-Team, welches sich darum kümmern muss als auch rechtlich heikel für Ihr Unternehmen.

Die Lösung: Überlassen Sie diese Aufgaben einer smarten Software, die Ihnen 95 % der benötigten Verwaltungszeit einspart und Ihnen ein erhöhtes Maß an Rechtssicherheit bringt. In nur 14 Tagen können all diese bAV-Berechnungen automatisch ablaufen. Wir verraten Ihnen, wie.

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1 Experteneinschätzung von bAV-Spezialist Andreas Brand, Geschäftsführer von BRANDCONSULT, mit 30 Jahren bAV-Erfahrung

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