Nachweisgesetz in der bAV: Neue Anforderungen ab 2025
EasyPension®: Ihr unkomplizierter Weg zur effizienten Umsetzung der betrieblichen Altersvorsorge.
Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) wird seit Anfang 2025 die digitale Dokumentation arbeitsrechtlicher Inhalte erleichtert. Für Arbeitgeber bedeutet das: Nachweise zu Arbeitsbedingungen können in Textform erfolgen – etwa per E-Mail. Auch im Bereich der betrieblichen Altersvorsorge ergeben sich dadurch neue Handlungsoptionen, die sich mit Lösungen wie EasyPension® effizient umsetzen lassen.
1. Dokumentationspflicht für die betriebliche Altersvorsorge nach dem Nachweisgesetz
Das novellierte Nachweisgesetz (NachwG) verpflichtet Arbeitgeber seit dem 1. August 2022 dazu, die wesentlichen Bedingungen eines Arbeitsverhältnisses schriftlich zu dokumentieren und dem Arbeitnehmer spätestens am ersten Arbeitstag auszuhändigen. Dazu zählt explizit auch die betriebliche Altersvorsorge.
Die Pflicht zur schriftlichen Dokumentation umfasst unter anderem:
- Beginn und Dauer des Arbeitsverhältnisses
- Arbeitsort und Tätigkeit
- Arbeitszeit
- Zusammensetzung und Höhe der Vergütung
- Kündigungsfristen
- Informationen zur betrieblichen Altersvorsorge, inklusive Angabe des Versorgungsträgers
- Gemäß § 2 Absatz 1 Nummer 7 des Nachweisgesetzes müssen Arbeitgeber alle Bestandteile des Arbeitsentgelts getrennt aufführen. Dazu gehören unter anderem die Grundvergütung, Überstundenvergütungen, Zuschläge, Zulagen, Prämien sowie Sonderzahlungen. Ebenso anzugeben sind der Zeitpunkt der Fälligkeit und die Art der Auszahlung dieser Entgeltbestandteile.
Auch wenn eine Zusage zur bAV formfrei erfolgen kann, besteht eine ausdrückliche Nachweispflicht, sobald sie Bestandteil des Arbeitsvertrags ist.
Ab 2025: Textform ersetzt Schriftform – Paradigmenwechsel in der Dokumentation
Bis Ende 2024 ist die Schriftform mit handschriftlicher Unterschrift gemäß § 126 BGB verpflichtend. Ab dem 1. Januar 2025 erlaubt das BEG IV die Übermittlung in Textform gemäß § 126b BGB, beispielsweise per E-Mail oder als PDF-Datei.
Voraussetzungen für die Textform:
- Die Datei muss für Arbeitnehmer zugänglich, speicher- und ausdruckbar sein.
- Der Arbeitgeber muss eine Empfangsbestätigung einholen oder den Zugang nachweisen (z. B. über Lesebestätigung).
Sind alle erforderlichen Vertragsbedingungen bereits im Arbeitsvertrag enthalten, kann dieser auch als Nachweis genutzt werden.
2. Zwei relevante Schnittstellen zwischen bAV und NachwG
Im Rahmen des §2 Abs. 1 NachwG ergeben sich für die betriebliche Altersvorsorge zwei zentrale Anknüpfungspunkte:
- Arbeitsentgelt: Auch Leistungen der bAV wie Entgeltumwandlung und Arbeitgeberzuschuss stellen entgeltwirksame Bestandteile dar.
- Versorgungsträger: Wird ein externer Versorgungsträger eingebunden (z. B. Direktversicherung, Pensionskasse, Pensionsfonds), sind Name und Anschrift im Nachweis zu nennen. Bei Direktzusagen oder Unterstützungskassen gilt der Arbeitgeber selbst als Versorgungsträger.
3. Nachweispflichten bei Entgeltumwandlung und Arbeitgeberzuschuss
Am 7. Juli 2022 nahm das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) gegenüber der Arbeitsgemeinschaft für betriebliche Altersvorsorge (aba) Stellung zur Frage, ob Entgeltumwandlungen im Rahmen der betrieblichen Altersvorsorge unter die Nachweispflichten des Nachweisgesetzes fallen – insbesondere im Hinblick auf die Schriftform. Laut BMAS sei dies nicht erforderlich, da es sich bei der Entgeltumwandlung lediglich um eine Umwidmung des bestehenden Arbeitsentgelts handle und somit kein neuer Entgeltbestandteil entstehe.
Diese Interpretation wird jedoch von vielen Expertinnen und Experten, ebenso wie von uns, kritisch beurteilt. Der gesetzlich verpflichtende Arbeitgeberzuschuss gemäß § 1a Absatz 1a des Betriebsrentengesetzes (BetrAVG) – in der Regel 15 % des umgewandelten Betrags – stellt nach unserer Auffassung einen relevanten Bestandteil des Arbeitsverhältnisses dar und fällt damit unter die Dokumentationspflicht des Nachweisgesetzes.
Mitunter wird vertreten, dass eine Mitteilungspflicht nicht besteht, da der Zuschuss erst dann entsteht, wenn der Arbeitnehmer tatsächlich eine Entgeltumwandlung vornimmt. Diese Argumentation halten wir für nicht überzeugend und im Ergebnis für risikobehaftet – insbesondere aus folgenden Gründen:
- Nachweispflicht auch bei bedingten Entgeltbestandteilen:
Gemäß § 2 Absatz 1 Nummer 7 NachwG sind auch Entgeltbestandteile nachzuweisen, die nur unter bestimmten Voraussetzungen gewährt werden – beispielsweise Überstundenvergütungen oder erfolgsabhängige Prämien. Dieses Prinzip lässt sich auch auf den Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge übertragen. - Informationspflicht bei entgeltwirksamen Leistungen:
Auch vermögenswirksame Leistungen, die erst nach Vorlage eines entsprechenden Vertrags gezahlt werden, gelten als mitteilungspflichtig. Daraus lässt sich ableiten, dass auch der Arbeitgeberzuschuss zur bAV zu dokumentieren ist.
4. Formen des Nachweises: Versorgungsordnung und Einzelzusage
- Versorgungsordnung, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag
Gemäß § 2 Absatz 4 Satz 1 Nachweisgesetz genügt es, wenn im Arbeitsvertrag auf einschlägige Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder Versorgungsordnungen verwiesen wird – vorausgesetzt, diese regeln die betriebliche Altersvorsorge. Dabei ist darauf zu achten, dass die genannten Dokumente eindeutig benannt werden – idealerweise mit Datum, vollständigem Titel und gegebenenfalls Fundstelle. - Einzelvertragliche Zusagen
Wird eine Versorgungszusage individuell, etwa gegenüber Führungskräften, ausgesprochen, ist sie gesondert zu dokumentieren – entweder weiterhin in Schriftform oder ab 2025 auch in Textform. Entscheidend ist dabei eine präzise und nachvollziehbare Darstellung der zugesagten Leistungen.
Hinweis:
Das Nachweisgesetz erfordert lediglich eine grundsätzliche Information zur betrieblichen Altersvorsorge – keine ausführliche Aufklärung. Diese bleibt dennoch notwendig, insbesondere im Hinblick auf die Anforderungen der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG), und sollte zusätzlich dokumentiert werden.
Bedeutung einer aktuellen Versorgungsordnung
Eine rechtskonforme und aktuelle Versorgungsordnung bildet das Fundament für die ordnungsgemäße Dokumentation der betrieblichen Altersvorsorge – insbesondere im Hinblick auf die Anforderungen des Nachweisgesetzes. Bei Veränderungen der rechtlichen Rahmenbedingungen oder innerbetrieblichen Regelungen sollte idealerweise lediglich die Versorgungsordnung überarbeitet werden. Eine Anpassung der einzelnen Arbeitsverträge ist in solchen Fällen in der Regel nicht erforderlich und kann vermieden werden.
5. Sanktionen bei Verstößen gegen das NachwG
Ein Verstoß gegen die Nachweispflicht kann mit einem Bußgeld von bis zu 2.000 Euro geahndet werden. Noch schwerwiegender sind zivilrechtliche Folgen: Entsteht dem Arbeitnehmer durch unzureichende Information ein Nachteil, kann dieser Schadenersatz verlangen.
6. Fazit: Arbeitgeber müssen handeln
Mit der Einführung der Textform ab 2025 wird die Nachweisführung deutlich praxistauglicher. Dennoch sind insbesondere in Bezug auf die betriebliche Altersvorsorge weiterhin umfangreiche Informations- und Dokumentationspflichten zu beachten.
Arbeitgeber sollten daher:
- Arbeitsvertragsmuster prüfen und anpassen
- Versorgungsordnungen aktualisieren oder neu erstellen
- Interne Prozesse zur bAV-Dokumentation überarbeiten und rechtssicher gestalten
- Wir übernehmen Ihre Nachweispflichten – mit EasyPension® digital und rechtssicher: Mit unserer bAV-Software EasyPension® stellen Sie sicher, dass sämtliche Dokumentationspflichten zur betrieblichen Altersvorsorge gemäß Nachweisgesetz zuverlässig erfüllt werden – vollständig, digital und rechtlich einwandfrei.
- Entlastung für Personal- und Lohnabteilungen: EasyPension® übernimmt die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitenden zur bAV, dokumentiert alle relevanten Informationen nachvollziehbar und bereitet diese nach den gesetzlichen Anforderungen auf.
- Vermeidung von Fehlern und Korrekturen: Durch die strukturierte und revisionssichere Verwaltung aller bAV-Daten unterstützt EasyPension® Ihre Lohnabrechnung aktiv – das reduziert Rückfragen, Korrekturaufwand und unnötige Zusatzkosten.
- Digitale Nachweisführung statt Papierchaos: Mit EasyPension® erfolgt die gesamte bAV-Verwaltung digital. Alle relevanten Unterlagen und Verträge werden zentral gespeichert – vollständig dokumentiert und jederzeit abrufbar.
- Stärkung Ihrer Arbeitgebermarke inklusive: Auf Wunsch stellen wir Ihnen begleitendes Informationsmaterial sowie Arbeitgeberkommunikation im Corporate Design bereit – für eine transparente und rechtssichere bAV-Kommunikation mit Ihren Mitarbeitenden.
