Digitalisierung in der bAV: Warum HR heute neue Skills braucht – und wie Unternehmen die Lücke schließen
Warum die digitale bAV oft noch im letzten Jahrhundert steckt
Während viele Unternehmensbereiche längst digital arbeiten, bleibt die Digitalisierung der betrieblichen Altersvorsorge (bAV) in weiten Teilen auf dem Niveau papierbasierter Verwaltung stehen. Formulare, manuelle Unterschriften, PDFs per E-Mail, unklare Prozesswege, fehlende Schnittstellen und Insellösungen prägen nach wie vor die Praxis.
Das Ergebnis: hohe Fehlerquote, unklare Verantwortlichkeiten, Schwierigkeiten bei der Dokumentation und unnötiger administrativer Aufwand.
Gleichzeitig steigen die rechtlichen Anforderungen. Mit Dokumentationspflichten und zunehmend komplexen Nachweisanforderungen wächst der Druck, digitale bAV-Prozesse rechtskonform abzubilden. Genau hier zeigt sich die Digitalisierungslücke am deutlichsten.
Wo die größten Digitalisierungsprobleme in der bAV entstehen
Die Erfahrung zeigt: Es scheitert selten am Willen – sondern an Strukturen und Prozessen. Viele Unternehmen möchten ihre bAV längst digitalisieren, stoßen jedoch auf historisch gewachsene Abläufe, intransparente Verantwortlichkeiten, fehlende Standards und analoge Prozessketten, die sich über Jahre verfestigt haben. Genau diese strukturellen Hindernisse sorgen dafür, dass selbst motivierte HR-Teams und Arbeitgeber kaum in der Lage sind, digitale Prozesse rechtssicher und effizient umzusetzen. Die größten Stolpersteine:
1. Papier- und PDF-basierte Kommunikation
Viele Unternehmen setzen immer noch auf händisch unterschriebene Entgeltumwandlungen, eingescanntes Schriftgut oder E-Mails ohne rechtssichere Struktur.
Fehlerquelle Nummer 1: unterschiedliche Versionen und fehlende Nachweise.
2. Undurchsichtige Workflows
Veränderungen im Beschäftigtenverhältnis führen regelmäßig zu neuen Anforderungen in den bAV-Abläufen. In der Praxis sind diese Prozesse jedoch häufig uneinheitlich organisiert. Dadurch entsteht für HR ein hoher Abstimmungs- und Kontrollaufwand – meist ohne verlässliche, klar definierte Strukturen.
3. Fehlende digitale Schnittstellen
Integration zwischen Payroll, HR-Systemen und bAV-Lösungen ist in der Realität oft nicht vorhanden.
Das führt zu:
- manueller Datenerfassung,
- Doppelbearbeitungen,
- erhöhtem Fehlerpotenzial.
4. Dokumentationsrisiken
Die bAV bringt hohe Anforderungen an Nachweis, Aufbewahrung und Revisionssicherheit mit sich.
Ohne digitale Dokumentation und automatische Versionierung drohen Compliance-Risiken, die Unternehmen oft gar nicht auf dem Radar haben.
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Warum Digitalisierung der bAV kein Nice-to-Have mehr ist
Die Anforderungen entwickeln sich weiter:
- Nachweisgesetz & Textform machen digitale, nachvollziehbare Prozesse zwingend notwendig.
- Arbeitsmarkt & Fachkräftemangel erhöhen den Druck auf effiziente HR-Abteilungen.
- Mobilität & hybride Arbeit verlangen digitale Kommunikation statt papiergebundener Abläufe.
- Skalierung ist ohne automatisierte Prozesse faktisch unmöglich.
Unternehmen, die die Digitalisierung der bAV nicht vorantreiben, laufen Gefahr, dauerhaft mit steigenden Administrationskosten, Rechtsrisiken und ineffizienten Prozessen zu arbeiten.
Was sind die Anforderungen an zeitgemäße digitale bAV-Prozesse?
Eine Digitalisierung der bAV muss deutlich mehr leisten als das bloße Umwandeln von Papierformularen in PDFs. Sie braucht klare, reproduzierbare und rechtssichere Abläufe, die alle Beteiligten entlasten und Fehler von Beginn an vermeiden. Dabei stehen drei zentrale Anforderungen im Mittelpunkt:
1. Standardisierte End-to-End-Prozesse
Alle Schritte der bAV – vom Eintritt eines Mitarbeitenden über Änderungen, Anpassungen des Arbeitgeberzuschusses bis zum Austritt – müssen klar strukturiert, nachvollziehbar und einheitlich ablaufen.
2. Automatisierte Dokumentation
Digitale bAV-Prozesse müssen die gesamte Dokumentation rechtskonform, revisionssicher und unveränderbar abbilden – ohne dass HR jeden Schritt manuell prüfen muss. Dazu gehören automatisch generierte Nachweise und die lückenlose Speicherung aller Vorgänge.
3. Automatisierte Zuschussberechnung und dynamische Anpassungen
Digitale bAV-Prozesse müssen die Berechnung des Arbeitgeberzuschusses zuverlässig automatisieren und Änderungen im Jahresverlauf oder bei Gehaltsanpassungen automatisch berücksichtigen. Dazu gehört auch die jährliche dynamischen Anpassungen an die aktuelle Beitragsbemessungsgrenze (BBG) sowie korrekte Nachweise für alle Beteiligten.
Von Papier zu Prozess: Die neue Rolle von HR in der bAV
Auch wenn Technologie hilft, bleibt HR unverzichtbar. Aber die Rolle wandelt sich:
- weg von Papierverwaltung,
- hin zur Prozesssteuerung,
- unterstützt durch digitale Workflows.
Auch wenn eine digitale betriebliche Altersvorsorge viele Abläufe automatisiert, bleibt HR weiterhin eingebunden – jedoch primär als überwachende Instanz und nicht mehr als operativer Prozessbeteiligter. EasyPension® übernimmt sämtliche Routineaufgaben, darunter die Beitragsberechnung, die automatische Anpassung des Arbeitgeberzuschusses sowie die vollständige und revisionssichere Dokumentation.
Für HR entfallen damit sowohl der administrative Papieraufwand als auch die manuelle Pflege von Prozessen. Änderungen werden systemgesteuert umgesetzt, Abläufe dynamisch aktualisiert und alle relevanten Nachweise dauerhaft rechtssicher abgelegt. HR muss sich nicht mehr um Detailfragen kümmern und kann sich darauf verlassen, dass die betriebliche Altersvorsorge effizient, fehlerfrei und vollständig automatisiert läuft.
Ein weiterer entscheidender Punkt ist die lange Verjährungsfrist im Bereich der bAV: Das Rentenstammrecht unterliegt einer 30-jährigen Verjährungsfrist. Aus diesem Grund sollten sämtliche Dokumente zwingend in einer spezialisierten bAV-Software gespeichert werden, die eine revisionssichere Aufbewahrung gewährleistet. Eine Ablage in klassischen HR-Systemen ist dafür in der Regel weder technisch noch regulatorisch ausreichend ausgelegt.
Die bAV ist in vielen Unternehmen noch nicht im digitalen Zeitalter angekommen. Wer Prozesse weiterhin papierbasiert abwickelt, schafft unnötige Risiken, vermeidbare Fehler und hohe Kosten.
Die Zukunft der bAV liegt in der Digitalisierung – mit klaren Standards, automatisierten Abläufen und einer transparenten Dokumentation.
HR bleibt dabei ein zentraler Ankerpunkt, wird aber durch digitale Lösungen deutlich entlastet und kann die bAV endlich effizient, rechtssicher und nachvollziehbar steuern.
