bAV-Lohnabrechnung leicht gemacht
Effizient zur Altersvorsorge – So integrieren Sie Zuschüsse und Entgeltumwandlung korrekt in die Lohnabrechnung.
Die betriebliche Altersvorsorge (bAV) ist ein wichtiger Bestandteil der finanziellen Absicherung im Alter. Besonders die Entgeltumwandlung mit Arbeitgeberzuschuss stellt eine attraktive Möglichkeit dar, langfristig Vermögen für die Rente aufzubauen.
Seit 2019 sind Arbeitgeber verpflichtet, einen Zuschuss von 15 Prozent zu leisten, wenn der Arbeitnehmer einen Teil seines Bruttogehalts in eine Direktversicherung einzahlt und der Arbeitgeber dadurch Sozialversicherungsbeiträge in mindestens gleicher Höhe einspart.
Doch wie wird die bAV in der Lohnabrechnung korrekt abgebildet? Und wie kann eine Softwarelösung den Prozess für Unternehmen und die Lohnabrechnung vereinfachen?
1. Beispiel: Entgeltumwandlung mit 15 % Arbeitgeberzuschuss in der Lohnabrechnung
Ausgangssituation
Ein Arbeitnehmer mit einem Bruttogehalt von 3.500 Euro entscheidet sich, 100 Euro monatlich in eine betriebliche Altersvorsorge einzuzahlen. Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, zusätzlich 15 Prozent des umgewandelten Betrags als Zuschuss zu leisten – in diesem Fall also 15 Euro.
Ergebnis:
- Der Arbeitgeber leistet den gesetzlichen Zuschuss von 15 Prozent.
- Insgesamt werden 115 Euro monatlich in die Altersvorsorge eingezahlt, während das Netto-Gehalt nur um etwa 65 Euro sinkt.
2. Wie wird die bAV korrekt in der Lohnabrechnung erfasst?
Die Umsetzung der bAV in der Lohnabrechnung stellt immer wieder Unternehmen vor Herausforderungen. Es müssen nicht nur die Beiträge für Arbeitnehmer und Arbeitgeber korrekt berechnet werden, sondern auch steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Vorgaben berücksichtigt werden.
Typische Herausforderungen in der Praxis
- Komplexe Berechnung der Arbeitgeberzuschüsse
Seit 2019 sind Arbeitgeber verpflichtet, bei einer Entgeltumwandlung einen Zuschuss von 15 Prozent zu leisten, wenn durch die Umwandlung Sozialversicherungsbeiträge eingespart werden. Dies muss in der Lohnabrechnung korrekt erfasst und berechnet werden. - Unterschiedliche Abrechnungslogiken je nach Lohnabrechnungssoftware
Viele Unternehmen nutzen Lohnbuchhaltungsprogramme wie DATEV, Lexware oder SAP, die zwar bAV-relevante Felder bieten, aber oft keine automatische Berechnung der Arbeitgeberzuschüsse oder Verwaltung von Direktversicherungen enthalten. Bei vielen Versorgungslösungen ist es zudem nicht möglich, dass die Lohnbuchhaltungsprogramme automatisch eine Abrechnung erstellen. - Dokumentation und Nachverfolgbarkeit der bAV-Beiträge
Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die umgewandelten Beträge korrekt abgeführt werden und die Zuschüsse transparent dokumentiert sind. Eine fehlerhafte oder unvollständige Abrechnung kann steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Konsequenzen haben. - Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Meldepflichten
Die bAV unterliegt laufenden Gesetzesänderungen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die neuesten gesetzlichen Vorgaben einhalten, insbesondere im Hinblick auf Steuerfreiheit und Beitragsbemessungsgrenze, welche jährlich angepasst werden. - Schnittstellen zwischen bAV-Software und Lohnbuchhaltung
Die meisten Lohnbuchhaltungsprogramme sind nicht speziell auf die Verwaltung der bAV ausgelegt. Eine externe bAV-Software muss daher über Schnittstellen verfügen, um die Abrechnung korrekt mit dem bestehenden Lohnabrechnungssystem zu synchronisieren.
3. Die Lösung: bAV effizient verwalten mit EasyPension®
Um die Verwaltung der bAV zu vereinfachen, setzen viele Unternehmen auf spezialisierte Softwarelösungen. EasyPension® ist eine solche Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, Entgeltumwandlungen, mischfinanzierte und arbeitgeberfinanzierte bAV-Lösungen effizient zu verwalten und mit gängigen Lohnbuchhaltungsprogrammen zu verknüpfen.
Wie EasyPension® die bAV-Abrechnung erleichtert
- Automatische Berechnung der Arbeitgeberzuschüsse: EasyPension® berechnet automatisch den Arbeitgeberzuschuss und stellt sicher, dass dieser korrekt in die Lohnabrechnung übernommen wird.
- Schnittstellen zu DATEV, Lexware und SAP: Die Software übermittelt alle relevanten bAV-Daten an bestehende Lohnbuchhaltungssysteme, sodass diese nicht manuell eingepflegt werden müssen.
- Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben: Die Software ist immer auf dem neuesten Stand der gesetzlichen Regelungen zur betrieblichen Altersvorsorge und stellt sicher, dass alle Beiträge und Abzüge korrekt berechnet werden.
- Digitale Verwaltung aller bAV-Verträge: Arbeitgeber können sämtliche bAV-Verträge zentral in EasyPension® verwalten und Dokumentationen einfach abrufen.
Durch diese Funktionen wird der administrative Aufwand reduziert, Fehlerquellen minimiert und die bAV für Unternehmen und Mitarbeiter transparenter.
4. bAV-Abrechnung effizient und fehlerfrei umsetzen
Die Entgeltumwandlung mit dem Arbeitgeberzuschuss ist eine attraktive Möglichkeit für Mitarbeitende, ihre Altersvorsorge aufzubauen. Gleichzeitig stellt die korrekte Abrechnung in der Lohnbuchhaltung viele Unternehmen vor Herausforderungen.
Durch den Einsatz einer spezialisierten Software wie EasyPension® lassen sich diese Herausforderungen bewältigen. Die Software sorgt für eine automatische Berechnung, eine korrekte Integration in die Lohnbuchhaltung und eine rechtssichere Verwaltung der bAV-Verträge.
Unternehmen, die ihre bAV-Prozesse effizient gestalten wollen, profitieren von einer digitalen Lösung, die sich nahtlos in bestehende Systeme integriert und eine fehlerfreie Abwicklung ermöglicht.