Wie eine effiziente bAV-Verwaltung Risiken minimieren und Arbeitszeit einsparen kann.

Die betriebliche Altersvorsorge (bAV) ist eine starke Möglichkeit für Unternehmen, ihren Mitarbeitenden eine zusätzliche Absicherung für den Ruhestand zu bieten. Allerdings bringt die Verwaltung der bAV auch administrative Aufwände mit sich und birgt zugleich einige rechtliche Fallstricke, was es für die HR-Abteilungen oft zu einem lästigen Thema macht. Wir erklären Ihnen, wie Risiken innerhalb der betrieblichen Vorsorge vermieden werden können und wie sie mit der richtigen Verwaltungsstrategie zusätzlich noch Arbeitszeit einsparen können.

Betriebliche Altersvorsorge: Komplexität als Herausforderung für Unternehmen

Die bAV stellt eine bedeutende Ergänzung zur Altersabsicherung der Beschäftigten dar. Allerdings ist die bAV so vielschichtig, dass leicht Fehler entstehen können, die ernsthafte Herausforderungen mit sich bringen. Zu den häufigsten Schwierigkeiten zählen:

• Papierberge in der bAV: Ein ineffizienter und ressourcenintensiver Ansatz
  In vielen Unternehmen stapeln sich die Papierberge in den Aktenschränken zur betrieblichen Altersvorsorge. Dieses veraltete System nimmt nicht nur viel Platz in Anspruch, sondern erfordert auch erhebliche Mengen an Zeit und Ressourcen für die manuelle Bearbeitung der Dokumente. Jedes Dokument muss sorgfältig archiviert, gepflegt und aktualisiert werden, was einen beträchtlichen administrativen Aufwand mit sich bringt. Darüber hinaus führt der hohe Papierverbrauch zu unnötiger CO2-Belastung und Abholzung von Bäumen.
   
• Unzureichende Dokumentation: Eine Hürde für die bAV-Verwaltung
  Für eine effiziente Verwaltung der betrieblichen Altersvorsorge ist eine lückenlose und korrekte Dokumentation unerlässlich. Doch gerade in diesem Bereich treten häufig Schwierigkeiten auf. Selbst unscheinbare Dokumente, wie Beratungsprotokolle, sind von großer Wichtigkeit und müssen ordnungsgemäß archiviert werden, um potenzielle Konflikte oder rechtliche Auseinandersetzungen zu vermeiden.
  Die Überarbeitung des Nachweisgesetzes von 2022 verlangt eine besonders präzise Dokumentation, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. Jedes Detail muss sorgfältig festgehalten werden, was nicht nur Zeit und Ressourcen erfordert, sondern auch ein hohes Maß an Genauigkeit. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle relevanten Informationen vollständig und korrekt erfasst sind.
   
• Gesetzeskonformität in der bAV: Eine Herausforderung für die Einhaltung rechtlicher Vorgaben
  Die betriebliche Altersvorsorge unterliegt kontinuierlichen Gesetzesänderungen und Compliance-Anforderungen, was eine Herausforderung für die Verwaltung darstellt. Anpassungen, wie die Überarbeitung des Nachweisgesetzes von 2022, erfordern eine genaue Prüfung und Anpassung der Prozesse. Die HR-Abteilung muss stets über aktuelle Gesetzesänderungen informiert sein und sicherstellen, dass die bAV-Verwaltung den rechtlichen Anforderungen gerecht wird.
   
• Zeitmangel und unzureichende Schulungen belasten HR in der bAV
  In der betrieblichen Altersvorsorge stehen HR-Abteilungen oft vor der Herausforderung von Zeitknappheit und unzureichenden Schulungen. Die HR ist bereits mit einer Vielzahl von Aufgaben betraut und hat nur begrenzt Zeit, sich den komplexen Anforderungen der bAV-Verwaltung zu widmen. Dies führt nicht nur zu gesteigertem Stress innerhalb der HR, sondern auch zu Fehlern in der Dokumentation und Administration. Zudem fehlt es oft an spezifischen Schulungen und Fachwissen in der Personalabteilung, was sich negativ auf die Effizienz und Qualität der bAV-Verwaltung auswirkt.
   
• Fehlerhafte Berechnungen und Risiken: Ungenaue Zuschussberechnungen in der bAV
  Eine präzise Berechnung der Zuschüsse ist für eine erfolgreiche Verwaltung der betrieblichen Altersvorsorge von entscheidender Bedeutung. Dennoch treten häufig Fehler auf. Tatsächlich sind etwa 20 %* der Arbeitgeberzuschüsse fehlerhaft berechnet. Ungenauigkeiten und Risiken entstehen oft aufgrund ungenauer oder veralteter Daten sowie durch manuelle Bearbeitungsfehler.

^{*Quelle: Andreas Brand, Geschäftsführer der BRANDCONSULT GmbH, mit über 30 Jahren Erfahrung in der bAV.}

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Die beschriebenen Schwierigkeiten erfordern nicht nur erheblichen Aufwand, sondern bergen auch beträchtliche Risiken.
Im Falle von Rechtsstreitigkeiten oder Prüfungen werden oft nicht nur einzelne Verträge untersucht, sondern sämtliche Verträge im Zusammenhang mit der betrieblichen Altersvorsorge. Entdeckte Fehler oder Unregelmäßigkeiten können schwerwiegende Konsequenzen haben. Der Arbeitgeber kann zur Nachzahlung von Beiträgen oder zur Zahlung von Strafen verpflichtet werden. In manchen Fällen können sogar Schadensersatzforderungen seitens der Mitarbeiter oder der Aufsichtsbehörden erhoben werden.
Es ist daher von größter Bedeutung, die Herausforderungen in der bAV-Verwaltung ernst zu nehmen und proaktiv anzugehen, um Haftungsrisiken zu minimieren.

Untersuchen wir genauer die Auswirkungen eines vermeintlich kleinen Fehlers, wie zum Beispiel einer falsch berechneten Arbeitgeberzulage.

Eine Rentenlücke von nur 50 Euro für einen einzelnen Mitarbeiter kann ein Unternehmen bis zu 19.000 Euro kosten. Da solche Fehler selten auf einen einzigen Mitarbeiter beschränkt sind, können sich bei einem Unternehmen mit 100 Mitarbeitern Schadenssummen von bis zu 1,9 Mio. Euro anhäufen.

Doch wie kommt es zu solchen Problemen?

Vor der Einführung des gesetzlichen Arbeitgeberzuschusses von 15 % basierten viele betriebliche Altersvorsorgeverträge allein auf der Entgeltumwandlung des Arbeitnehmers. Diese älteren Verträge entsprechen oft nicht den Anforderungen des §1a BetrAVG, der den Arbeitgeber ab 2022 verpflichtet, Zuschüsse zu leisten.